Hoi Klantenservice! Nu ga ik jullie met een probleem helpen 😉 Ik zal wel wat technische dingen roepen, dus wellicht naar een beheer afdeling doorsturen?
Voor iets anders had ik een mail gestuurd naar klantenservice@t-mobilethuis.nl en ik kreeg daar niet direct een ontvangstbericht van. Maar uiteindelijk kwam ik erachter dat die bevestigingsmail in mijn spambak terecht is gekomen.
Nader onderzoek van mij blijkt dat bij de verzender omgeving een en ander nogal te wensen overlaat.
Dit is wat ik in de mailheaders vond:
Vervolgens de betreffende DNS records en dergelijke gecontroleerd:
- Het daadwerkelijke verzendend IP-adres zit niet in de SPF lijst.
- DKIM is niet geconfigureerd.
- DMARC is niet geconfigureerd.
- Return-path header is leeg (het bericht is in mijn ogen niet een NDR of MDN, dus dat zou IMHO en volgens rfc5321 S4.5.5 wel moeten).
In mijn ervaring met mailfiltering systemen is dat het falen van SPF al kan leiden dat het mailtje tot spam wordt bestempeld. Ook al staat er in de policy ~all. Maar tegenwoordig zijn DKIM en DMARC ook noodzakelijk. Het maakt het daarbij voor de ontvangende partij mogelijk om te bepalen of dit een valide authentieke mail is.
Oh en: een mailadres allow listen of bij mij als uitzondering toevoegen is symptoombestrijding en lost het ook alleen voor mij alleen op. Mijn suggesties verhogen de kans dat deze mails zonder enige aanpassingen aan de ontvangende kant goed gaat.
Mijn advies: laat iemand eens die DNS records van t-mobilethuis.nl nalopen en jullie OTRS Mail Service.
Extra tip1: Als jullie toch bezig zijn, kijk ook naar MTA-STS of DANE en overweeg BIMI.
Extra tip2: check even de waarde van Organization in OTRS...